Une meilleure gestion des coûts d’impression c’est possible !

parc d'impression

Constat : 3% à 5%, c’est la part de chiffre d’affaires perdu tous les ans par les entreprises du fait d’une mauvaise politique d’impression. En effet, la rapidité et la simplicité de l’acte en lui-même favorise l’impression effrénée par les collaborateurs, de documents en tout genre. On remarque que dans une PME, chaque employé imprime un nombre démesuré de pages, allant jusqu’à 12 000 feuilles par an, dont la majorité d’impressions en couleur.

Dans un contexte professionnel où la moindre économie est la bienvenue, comment réduire les dépenses du poste impression au sein de votre entreprise et comment introduire de nouvelles habitudes auprès des employés ?

Dans les entreprises, les postes de dépense sont nombreux et parfois pas précisément identifiés. C’est par exemple le cas pour l’impression. Communément, lorsqu’ils veulent faire des économies, les dirigeants évaluent les dépenses en termes de masse salariale, d’externalisation de production ou de services, ou encore en diminution du parc de véhicules. Les dépenses consacrées à l’édition de documents sont souvent perçues comme modérées et ne rentrent donc pas dans les décisions stratégiques et c’est pourtant ici que se trouve un levier important pour la réduction des coûts de fonctionnement de l’entreprise. Après une optimisation de sa politique d’impression, une PME peut en effet réduire de 30% son budget dans ce domaine.

Si vous souhaitez savoir comment faire profiter votre entreprise des réductions des coûts d’impression suivez attentivement les étapes qui vont suivre.

 

 

Première étape : L’évaluation de l’environnement de travail

Dans un premier temps et avant toute action correctrice vous devez faire le tour de votre entreprise en vous posant de nombreuses questions.

Combien de vos collaborateurs ont besoin d’un accès à une imprimante ?

De combien d’appareils disposez-vous actuellement ?

Quels types d’impression sont effectuées par vos employés (noir et blanc ou couleurs, documents légers ou au contraire imposants, occasionnelles ou fréquentes …) ?

Ont-ils tous les mêmes besoins en matière d’impression ?

Quelle quantité de pages est imprimée chaque semaine/ chaque mois ?

Où sont installés vos équipements ?

Quel âge ont vos équipements ?Sont-ils multifonction et tous de la même marque ?

 

Deuxième étape : Homogénéisez votre parc d’imprimantes multifonctions

L’époque où chaque collaborateur disposait de son imprimante personnelle est révolue. On préfère aujourd’hui le partage d’un seul copieur multifonction pour 5 à 10 employés. Non seulement plus rapide et plus performant, le fait de disposer d’un équipement commun à plusieurs personnes est censé réduire quelque peu le nombre d’impressions puisque les employés doivent se déplacer pour récupérer leurs documents.

Vous ne devez pas craindre de renouveler vos imprimantes, au contraire. Les modèles moins anciens consomment normalement moins d’énergie et moins de consommables. Cela vous permettra d’avoir des appareils plus adaptés et qui seront moins enclin à tomber en panne et donc de nuire à vos activités courantes. Il est possible de réduire jusqu’à 35% les frais de fonctionnement rien qu’en renouvelant son parc d’impression.

Troisième étape : Modifier ses habitudes

Limiter les dépenses en énergie

En dehors des économies énergétiques réalisées grâce à une diminution du nombre d’imprimantes et à l’installation d’appareils moins énergivores, il reste tout de même un large champ d’action pour réduire les dépenses d’impression de votre entreprise.

Il est souvent possible de quantifier les dépenses dues aux consommables comme le papier, l’encre, les toners ou encore les frais d’achat ou de location des appareils. On pense cependant moins aux frais électriques nécessaires à l’usage des imprimantes multifonctions, pourtant ils constituent des coûts cachés évidents.

Sélectionner les bons documents à imprimer

Dans un univers de plus en plus numérisé, les entreprises tentent de plus en plus à se tourner vers un fonctionnement « zéro papier ». Pour mettre en place une transition vers ces futures méthodes de travail, il faut apprendre à vos collaborateurs à imprimer moins.

Demander un « aperçu avant impression » et éviter d’imprimer des pages dont la mise en page ne vous conviendrait pas.

Délimiter le contenu à imprimer et laisser de côté les informations non indispensables.

Être vigilant avec les documents imprimés depuis internet, ils contiennent généralement des pubs et des informations peu utiles dans le contexte professionnel.

Faire une distinction entre les différents documents. Ceux destinés à des clients ou fournisseurs doivent rester aérés et agréables à la lecture, ceux qui resteront en interne peuvent être plus condensés en réduisant les marges et la taille des polices par exemple.

Solution qui sera peut-être jugée sévère par vos collaborateurs mais qui aura l’avantage d’être très efficace, la mise en place de quota, ainsi les documents imprimés seront plus réfléchis et le risque de trouver des impressions « orphelines » sera grandement réduit.

Jouer sur les modes d’impression

Aujourd’hui les imprimantes et de nombreux logiciels vous permettent de réduire la quantité de papier utilisé pour vos impressions

Choisir l’impression recto-verso et ainsi réduire jusqu’à 50% votre budget papier.

Préférer l’impression multiple pour vos présentations PowerPoint par exemple et diviser par 4 ou par 8 le nombre de feuilles nécessaires tout en restant très lisible.

Eviter d’imprimer systématiquement en couleur, le noir et blanc est souvent suffisant pour les documents propres à l’entreprise. On peut même envisager d’imprimer en mode brouillon et réduire la consommation d’encre.

 

Les retombées futures pour votre entreprise

Une fois les différentes mesures adoptées vous pourrez profiter dans votre entreprise de différents avantages à court, moyen et long terme.

Outre des sources d’économie prouvées qui permettront à votre entreprise de consacrer des fonds à des activités plus stratégiques, vous bénéficierez auprès de vos collaborateurs, de vos partenaires et même de vos clients, d’une meilleure image en tant qu’entreprise responsable et soucieuse de l’environnement. En communiquant sur vos différentes actions et bonnes pratiques, faîtes de votre éco-citoyenneté une force supplémentaire.

 

L’engagement d’ABR solution

ABR Solution se soucie grandement de ses clients et de la façon dont elle peut leur permettre une optimisation de ses différents équipements.

Si vous souhaitez optimiser votre parc d’impression en vue d’effectuer des économies, nous nous engageons à vous accompagner dans cette démarche. Notre équipe vous conseillera et évaluera vos besoins afin que votre politique d’impression soit maîtrisée et que vos collaborateurs adoptent ces nouvelles habitudes dans leurs missions quotidiennes.

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